SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu. Pada umunya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem subjek, sistem abjad, sistem nomor, dan sistem geografis. Di dalam suatu kantor dapat saja diterapkan pemakaian satu sistem penyimpanan untuk semua file yang ada di kantor tersebut.Akan tetapi tidak jarang pula kantor yang menggunakan beberapa sisitem penyimpanan untuk menghindari kesalahan dalam memilih arsip yang disimpan. Adapun langkah prosedur penyimpanan arsip anta lain :

1.      Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas tidak teliti dalam memeriksa dan menyimpan surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses , maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul kekacauan antar petugas yang saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan pimpinan.

2.      Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang bersangkutan secara lebih rinci.

3.      Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.

4.      Menyortir

Menyortir adalah  mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan hanya sedikit maka tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara mudah.

5.      Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci. Apabila alat yang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalam lemari arsip, surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan label subjek utama. Apabila suratnya banyak subjek utama menjadi label laci. Apabila dokumen yang disimpan sangat banyak, almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Agar mudah dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanan dengan map gantung. Misalnya, subjek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut. (1) Subjek utama=Personalia; (2) subjek=Penerimaan; (3) subsubjek=Sarjana; sub-subsubjek=Pertanian.

B.     Sistem Penemuan Kembali

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat. Penemuan kembali dokumen atau arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpananya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Oleh karena itu, penemuan kembali dokumen atau arsip dadapt juga disebut penemuan kembali informasi.

Dalam masalah penemuan kembali dokumen atau arsip, yang selalu menjadi persoalan antara penjabat dan unit-unit yang memerlukannya. Untuk meneukan kembali dokumen atau arsip sangat berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanannya, maka penemuan kembali akan mengalami kesulitan. Dalam pola sitem kearsipan di kenal dengan :

a.       Indeks : adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama orang, nama badan, nama organisasi, subjek, nama tempat.

b.      Kode : biasaya kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf atau tanda lainya yang mengandung pengertian tertentu.

c.       Petunjuk silang : digunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan nama tempat.  Sebagai contoh :

Kepegawaian

00                Arsip Umum Kepegawaian

01                 Inventarisasi

02                Perencanaan

03                Pengerahan Tenaga

04                Pengangkatan

05                Kesejahteraan

06                Kenaikan Pangkat

C.    Sistem Subjek

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah :

     Kepegawaian (masalah I)

                 Inventarisasi (masalah II)

                             Jabatan (masalah III)

     Perencanaan (masalah I)

     Karir (masalah II)

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu : masalah I,II dan seterusnya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

D.    Sistem Abjad

Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai pegawai disimpan dalam satu folder, dan bersama-sama dengan folder lain di simpan secara abjad berdasarkan nama pegawai tersebut. Untuk keperluan penyusunan folder pegawai tersebut data file cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks nama-nama orang. Sarana peemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang. Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana penemuan kembali ialah nama badan atau organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah :

1.      Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2.      Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3.      Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

4.      Susunan guide dan folder sederhana.

5.      Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

6.      Dapat juga mempunyai file campuran.

E.     Sistem Nomor

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.   Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1.   Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2.   Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3.   Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4.   Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5.   Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6.   Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1.   Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2.   Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3.   Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)  Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2)  Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3)  Penyimpanan Surat

b.      Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1)      Menyiapkan perlengkapan

-       Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

-       Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

Laci pertama diberi kode 00-09

Laci kedua diberi kode 10-19

dan seterusnya sampai …

Laci kesepuluh, berkode 90-99

-       Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

-       Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9.

-       Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2)      Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a) Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b) Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa,  guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

-   Unit I    : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide

-   Unit II   : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map

-   Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat  dalam map/folder.

c)  Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

F.     Sistem Wilayah

Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

     Indonesia (Negara)

Sumatera (Provinsi)

            Liot (Kabupaten)

                        Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Dalam sistem ini dokumen disimpandalam folder dapat berupa dokumen tentang nama-nama langganan atau pegawai. Sarana penemuan kembali dapat melalui : nama orang/nama badan/organisasi, masalah,nomor/kode, dan nama tempat.

       Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1.      Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2.      Apabilaterjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain :

1.     Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2.     Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3.      Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang  atau perwakilan.