MEMPERSIAPKAN ADMINISTRASI KAS KECIL

A. Pengertian Kas Kecil


        Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia , kas kecil adalah tempat penyimpanan uang, tempat membayar dan menerima uang; keluar masuknya uang


Berikut ini yang termasuk kas perusahaan

1. Uang Tunai ( Uang Kertas dan Uang Logam)
2. Cek yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank . agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/ orang yang namanya tertera di dalam cekatau si pembawa cek
3. Cashier/s check, yaitu cek yang di buat suatu bank ,yang merupakan surat perintah bayar dari bank kepada bank itu sendiri
4. Traveler's check yaitu cek perjalanan yang di keluarkan oleh suatu bank untuk kepentingan orang- orang yang bepergian dan dapat di gunakan untuk melakukan pembayaran -pembayaran
5. Simapanan di bank
6 Postal money order adalah sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat diuangkan di kantor pos
7. Money order surat perintah bayar yang setiap waktu dapat di tukarkan dengan uang yang di sebutkan oleh dalam surat tersebut.

      Dari pengertian diatas kas adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan atasan atau pimpinan atau bagian kantor yang jumlahnya relatif kecil , sehingga mendukung kelancaran kegiatan pimpinan


B. Tujuan Kas Kecil

 1. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil ( biasanya sudah di tentukan batas maksimum)
2. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak
3. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis bila menggunakan  cek
4. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan
5. Untuk membantu administrasi kantor dalam melaksanakn tugasnya

C. Macam - macam bukti tansaksi

1. Kuintansi
     Kuintansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang atau pembayaran. kuintansi pada umunya terdapat dua sisi,sisi kiri dan sisi kanan

2. Cek
   Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang di tunjukan supaya membayar sejumlah uang.

3. Faktur
    Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur di buat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barng yang di jual.

4. Nota

a. Nota Kontan

  Nota Kontan adalah bukti transaksiterjadinya pembelian secara tunai. Nota Kontan di buat oleh penjual untuk membeli. Biasanya di buat rangkap dua.

b. Nota debet dan kredit

    Nota debet dan kredit adalah bukti transakasi adanya pengembalian barang karena barang tidak sesuai atau rusak. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang di beli tidak sesuai pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha.

5. Bukti Kas Masuk

     Bukti Kas Masuk  adalah bukti transaksi yang dibuat oleh  pemegang danakas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil.

6. Bukti Kas Keluar

       Bukti Kas Keluar adalah bukti taransaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran

7.  Formulir  Pengajuan Dana Kas Kecil

      Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest yaitu, pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap.

D. Prosedur Penanganan Kas Kecil

1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil ( mengisi formulir pengajuan kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil.
2. Jika permohonan di setujui administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek
3. Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dan tersebut ke dalam bukti kas  masuk , ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris.
4. Catat pemasukan kas ke dalam buku tas
5. Uang  di simpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti  uang khusus yang berukuran kecil
6. Bukti Kas Masuk di simpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan surat- surat)
7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan
8. Setiap terjadi pengeluaran , administari kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti kas keluar,
9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar
10. Catat dan masukan data bukti Kas Keluar ke dalam Buku kas sesuai dengan sistem yang digunakan
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner
12. Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil